Pracownia naukowa - regulamin

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

 

Załącznik do zarządzenia nr 3

Dyrektora AP w Bydgoszczy

z dnia 19 czerwca 2017 r.

 

Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych

w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Bydgoszczy

 

  • 1 Organizacja pracy pracowni naukowych
  1. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Państwowym w Bydgoszczy bezpośrednio i nieodpłatnie udostępniane są w pracowniach naukowych.
  2. Pracownie naukowe czynne są:

a/ w centrali Archiwum Państwowego w Bydgoszczy

- od września do czerwca w poniedziałki, wtorki i czwartki od 800 do 1800, a w środy i piątki od 800 do1500

- w lipcu w poniedziałki, środy, czwartki i piątki od 800 do 1500, a we wtorki od 800 do1800,

- w sierpniu w poniedziałki, środy, czwartki i piątki od 800 do 1400, a we wtorki od 800 do1800,

b/ w sekcji w Bydgoszczy przy ul. Wiślanej 27 od poniedziałku do piątku od 800 do 1500,

c/ w Oddziale w Inowrocławiu od poniedziałku do piątku od 800 do 1500. Na życzenie przyjezdnych użytkowników pracownia jest czynna do 1800, po wcześniejszym uzgodnieniu z kierownikiem Oddziału.

 

  • 2. Zgłoszenie użytkownika
  1. Osoba pragnąca korzystać osobiście z materiałów archiwalnych powinna zapoznać się z niniejszym regulaminem i potwierdzić to stosownym podpisem w Zgłoszeniu użytkownika.
  2. Przystępując do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Bydgoszczy należy złożyć Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego (Formularz – patrz zał. 1), w którym muszą zostać podane i potwierdzone datowanym podpisem osoby zgłaszającej chęć skorzystania z archiwaliów następujące dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres dla korespondencji (jeżeli jest różny od adresu zamieszkania), rodzaj i numer dokumentu tożsamości. Na zgłoszeniu przesłanym drogą elektroniczną użytkownik składa podpis podczas pierwszej wizyty.
  3. W Zgłoszeniu użytkownik proszony jest także o podanie danych w zacienionych rubrykach, w tym dotyczących tematu (celu pracy), rodzaju prowadzonych badań i nazw zespołów, z których zamierza korzystać. Niewypełnienie zacienionych rubryk potrzebnych w analizach statystycznych i ułatwiających kontakty (np. numeru telefonu) nie ogranicza uprawnień użytkownika.
  4. W przypadku żądania dostępu do archiwaliów zawierających informacje, do których dostęp jest prawnie ograniczony, Archiwum może wezwać zainteresowanego do potwierdzenia tożsamości, a w szczególnych, prawnie uzasadnionych przypadkach, także do przedstawienia innych dokumentów, takich jak np. upoważnienia, akty stanu cywilnego, wypisy z ksiąg wieczystych itp. potwierdzających prawo użytkownika do korzystania z przedmiotowych akt. Z okazania dowodu osobistego pracownik sporządza adnotację na zgłoszeniu użytkownika. Oryginały bądź potwierdzone kopie innych dokumentów, dołącza się w takich przypadkach do Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego.
  5. W przypadku indywidualnego (imiennego) udostępniania drogą elektroniczną cyfrowych kopii materiałów archiwalnych, wyjaśnienia albo oświadczenia powinny być autoryzowane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Możliwe jest przekazanie tych danych w tradycyjnej postaci pisemnej. Jeżeli nie służą one wykazaniu informacyjnych uprawnień użytkowników, a maja charakter techniczny i pomocniczy, mogą być składane bez zachowania szczególnej formy, w tym ustnie.
  6. Zgłoszenia są rejestrowane przez użytkowników lub obsługę pracowni w wewnętrznym systemie informatycznym. Do celów statystycznych są klasyfikowane pod kątem celu badań. W przypadku braku danych w Zgłoszeniu użytkownika, obsługa pracowni dokonuje klasyfikacji na podstawie zamawianych archiwaliów.
  7. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy, licząc od ostatniej wizyty lub logowania się w systemie, ale nie dłużej niż przez 3 lata.
  8. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w zgłoszeniu.
  9. Korzystanie drogą elektroniczną z ogólnie dostępnych materiałów archiwalnych odbywa się bez zgłoszenia i bez imiennej identyfikacji użytkowników.
  • 3. Zasady udostępniania w pracowniach naukowych
  1. Każdemu przysługuje dostęp do materiałów archiwalnych przechowywanych w Archiwum.
  2. Archiwalia zawierające informacje, które są chronione z mocy ustawy o ochronie informacji niejawnych lub innych ustaw, są udostępniane w ograniczonym zakresie. Dotyczy to także archiwaliów, do których dostęp jest ograniczony ze względu na ochronę danych osobowych, dóbr osobistych bądź zły stan techniczny, lub które udostępnia się po upływie określonego czasu (akta osobowe, płacowe, więzienne, sądowe, notarialne, stanu cywilnego), zgodnie z art. 16 b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz.1506 z późn. zmianami).
  3. Dokumentacja, która zawiera chronione prawem dane osobowe, informacje naruszające dobre imię lub jest w złym stanie technicznym, może być udostępniana osobom, które posiadają szczególne uprawnienia albo realizują cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń.
  4. Materiały archiwalne, które udostępnia się po upływie określonego przepisami upływu czasu, mogą być udostępniana wcześniej osobom uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach (np. osobom, których takie materiały dotyczą, osobom przez nich upoważnionym lub w razie ich śmierci, zstępnym itd.).
  5. W przypadkach wątpliwych lub gdy istnieją uzasadnione obawy, że dany użytkownik nie ma prawa dostępu do określonych materiałów, dyrektor Archiwum wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu, które nie później niż w ciągu 14 dni kończy się wydaniem w trybie kpa decyzji o umorzeniu postępowania i udostępnieniu przedmiotowych archiwaliów, decyzją o częściowym udostępnieniu lub odmową udostępnienia.
  6. Pracownicy Archiwum udzielają tylko ogólnych informacji o zasobie Archiwum i innych archiwów, dostępnych pomocach ewidencyjno- informacyjnych i zasadach udostępniania archiwaliów. W szczególnych przypadkach, o ile dysponują informacjami mogącymi ułatwić użytkownikowi poszukiwania, mogą takich informacji udzielać.
  7. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią opisy informacyjne i bazy z inwentarzami cyfrowymi, dostępne w systemie intranetowym Archiwum oraz tradycyjne środki ewidencyjne dostępne do wglądu w pracowniach naukowych lub w formie kopii cyfrowych.
  8. Pomoce ewidencyjno- informacyjne mogą być udostępniane przed złożeniem Zgłoszenia.
  9. Pomoce ewidencyjno – informacyjne zawierające informacje, do których dostęp jest ograniczony, są udostępniane w ograniczonym zakresie, podobnie jak akta, na zasadach opisanych w pkt. 2-5.
  10. W pracowniach naukowych mogą być udostępniane materiały archiwalne, które są:

1/ zewidencjonowane, czyli wyposażone w pomoce identyfikujące poszczególne jednostki;

2/ oprawione, a luźne archiwalia, gdy są opatrzone numeracją stron (lub foliacją kart);

3/ opatrzone znakami własnościowymi archiwum;

4/ będące w dobrym stanie fizycznym, bez przeciwwskazań konserwatorskich pod względem udostępniania.

  1. Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne, udostępnia się kolejno: po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną. Wyjątki od tej zasady dopuszczone są w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami badawczymi.
  2. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (skany, mikrofilmy) udostępniane są w postaci reprodukcji. Odstępstwa od tej zasady są możliwe tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie umotywowanego oświadczenia użytkownika o konieczności korzystania w zamierzonej pracy z oryginałów dokumentów, np. do prac naukowych z zakresu dyplomatyki.
  3. W przypadku materiałów szczególnie cennych, użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający pracownię naukową, może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.
  4. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie pracowni naukowej. Zwrot archiwaliów odnotowuje się w systemie informatycznym.
  5. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

 

  • 4. Zamówienia i ich ewidencja
  1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są w pracowniach naukowych w miejscu ich przechowywania, na podstawie zamówień użytkowników (rewersu) zawierających: imię i nazwisko użytkownika, oznaczenie zespołów archiwalnych, sygnatury zamawianych jednostek, daty sporządzenia zamówienia. Na zamówieniach jest także miejsce na uwagi obsługi magazynów.
  2. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Zamówienia mogą być wypełniane ręcznie, drukowane z systemu intranetowego Archiwum lub przysyłane za pośrednictwem poczty. Zamówienia wypełniane ręcznie na miejscu i przysyłane pocztą są rejestrowane przez obsługę pracowni naukowej w cyfrowej ewidencji funkcjonującej w ramach systemu intranetowego Archiwum, która dokumentuje poszczególne etapy sprowadzania i udostępniania archiwaliów.
  3. Ewidencja ta zawiera następujące dane: 1/ datę zamówienia; 2/ numer zespołu (zbioru) i sygnaturę jednostki albo identyfikator reprodukcji; 3/ imię i nazwisko użytkownika; 4/ datę zwrotu; 5/ ewentualne uwagi.
  4. Zamówienia złożone w czytelni w Centrali są realizowane czterokrotnie dziennie:

- rewersy złożone do godz. 830 są realizowane do 1000

- rewersy złożone do godz. 1000  są realizowane do godziny1130,

- rewersy złożone do godz. 1200 są realizowane do 1330

- rewersy złożone do godz. 1400 są realizowane do 1500 w dniach dyżuru popołudniowego i rano następnego dnia w pozostałe dni.  

  1. W pracowniach naukowych Oddziału w Inowrocławiu i sekcji w Bydgoszczy przy ul. Wiślanej rewersy są realizowane w ciągu godziny od złożenia zamówienia.
  2. Jednorazowo użytkownik może zamówić do 10 j.a., jednakże jeden użytkownik nie może korzystać jednocześnie z więcej niż 20 j.a.
  3. Użytkownicy zamiejscowi mogą wcześniej przysłać pocztą zamówienia na 10 j.a. .
  4. Obsługa pracowni naukowej potwierdza w systemie intranetowym otrzymanie archiwaliów z magazynu przez wpisanie daty w stosownym polu, a następnie składa otrzymane materiały w depozycie lub przekazuje bezpośrednio użytkownikowi pracowni naukowej.
  5. Fakt wydania materiałów archiwalnych użytkownikowi obsługa pracowni każdorazowo odnotowuje w systemie informatycznym, dopisując datę ich udostępnienia do danych będących w systemie ewidencji (takich jak: imię i nazwisko użytkownika, numery zespołów archiwalnych i sygnatur zamówionych jednostek).
  6. Użytkownicy potwierdzają wizyty w pracowni naukowej oraz odbiór akt w księdze ewidencyjnej przez wpisanie daty, imienia i nazwiska oraz nazwy zespołu i sygnatur odebranych materiałów archiwalnych.
  • 5. Wypożyczanie i sprowadzanie reprodukcji materiałów archiwalnych
  1. Na pisemny wniosek użytkownika Archiwum może czasowo sprowadzić reprodukcje materiałów archiwalnych spoza zasobu.
  2. Koszty przesyłki ponosi zamawiający.
  3. Archiwum może także wypożyczać reprodukcje materiałów archiwalnych do innych archiwów na ich wniosek.
  4. Archiwalia i ich reprodukcje wypożyczane i sprowadzane do pracowni naukowej oraz do celów urzędowych, są rejestrowane w ramach systemu intranetowego przez obsługę pracowni naukowej. Na koniec roku dokonuje się z niego
  5. W ewidencji wypożyczeń należy podać: 1/ identyfikator reprodukcji (np. nr mikrofilmu); 2/ datę wypożyczenia; 3/ imię i nazwisko wnioskodawcy; 4/ określenie jednostki organizacyjnej, do której lub z której reprodukcję wypożyczono; 5/ datę zwrotu; 6/ ewentualne uwagi.
  1. Przynajmniej raz na kwartał obsługa pracowni dokonuje przeglądu rejestru wypożyczeń w celu sprawdzenia terminowości zwrotu wypożyczonych z i do Archiwum kopii. W przypadku zaległości przygotowuje stosowne monity.
  • 6 Zabezpieczenie materiałów archiwalnych
  1. Do pracowni naukowej można wejść tylko ze środkami do sporządzenia notatek. Torby, płaszcze, kurtki oraz środki żywnościowe i inne, które mogą uszkodzić materiały archiwalne, należy pozostawić w szafach przed wejściem do pracowni. Klucz od szafy podczas korzystania z akt przechowuje użytkownik osobiście.
  2. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników akt. Telefony komórkowe należy wyciszyć.
  3. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo. W szczególności zabrania się:

a/ dokonywania jakichkolwiek wpisów na dokumentacji;

b/ sporządzania notatek na dokumentach;

c/ wyjmowania dokumentów i zmieniania układu akt;

d/ spożywania posiłków na terenie pracowni;

e/ udostępniania dokumentacji innym osobom;

f/ wynoszenia poza pomieszczenia pracowni naukowej materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno- informacyjnych.

  • 7. Fotografowanie sprzętem użytkowników
  1. W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnionych w pracowniach naukowych Archiwum, użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

a/ jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkowników, a nie ma na celu uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych;

b/ jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich;

c/ jest prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników, w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów;

d/ nie może być przesłanką udostępnienia do celu samodzielnego kopiowania tych materiałów, które – jako posiadające kopie użytkowe albo ze względów konserwatorskich- podlegają wyłączeniu z udostępniania w postaci oryginałów;

e/ jest dokonywane w miejscu, w którym zwykle udostępnia się materiały archiwalne, bez tworzenia dodatkowych procedur ani stanowisk pracy użytkowników;

f/ nie powoduje, w stosunku do zwykłego korzystania z materiałów archiwalnych, dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których dane znajdują się w tych materiałach, np. wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych,

g/ nie dotyczy materiałów archiwalnych zniszczonych i zainfekowanych

  1. Dopuszczane jest poddawanie samodzielnemu kopiowaniu przez użytkownika udostępnionych mu reprodukcji materiałów archiwalnych, w tym audiowizualnych, w tym obrazów wyświetlanych na czytnikach mikrofilmowych.
  2. Użytkownik może wykonywać kopie udostępnionych mu materiałów archiwalnych również za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń Archiwum, o ile Archiwum takie urządzenia posiada.
  3. Użytkownik może bezpłatnie pobierać cyfrowe kopie materiałów archiwalnych prezentowane przez archiwum w otwartych systemach teleinformatycznych.
  • 8. Zamawianie kopii materiałów archiwalnych
  1. Użytkownicy mogą zamówić wykonanie kopii z materiałów archiwalnych w ramach usług wykonywanych za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń Archiwum.
  2. Szczegółowy zakres realizowanych usług i ich koszty są uregulowane w cenniku usług Archiwum.
  3. Archiwum, z uwagi na stan archiwaliów lub ochronę danych osobowych, może odmówić wykonania kopii.
  • 9. Obowiązki pracowników obsługi pracowni
  1. Za przestrzeganie przyjętych w regulaminie zasad toku obrotu archiwaliami udostępnianymi w pracowni naukowej odpowiadają osoby wyznaczone do jej obsługi.
  2. Do obowiązków obsługi pracowni należy rejestrowanie w systemie intranetowym poszczególnych etapów obiegu archiwaliów sprowadzonych z magazynu do pracowni, w tym rejestrowanie:

a/ zamówień na archiwalia, sporządzonych odręcznie przez użytkowników na miejscu lub przysłanych pocztą;

b/ archiwaliów sprowadzanych z magazynu do pracowni naukowej i zabezpieczonych w podręcznym magazynku;

c/ archiwaliów wydawanych użytkownikom z podręcznego magazynku;

d/ archiwaliów odbieranych od użytkowników;

e/ archiwaliów zwracanych do magazynu;

f/ kopii materiałów archiwalnych sprowadzanych i wypożyczanych do innych archiwów.

  1. Do archiwaliów, które mają zostać zwrócone do magazynu dołącza się drukowany spis, na którym obsługa magazynów potwierdza zwrot. Spisy i zamówienia na archiwalia, których zwrot został potwierdzony, są przechowywane przez obsługę pracowni naukowej.
  2. Obsługa pracowni naukowej przyjmuje zamówienia na wykonanie kserokopii lub kopii cyfrowych, dokonuje wstępnej wyceny nietypowych usług w porozumieniu z pracownią reprograficzną i przekazuje zamówienia do realizacji. Po wykonaniu usługi przygotowuje informację o kosztach, opisuje kserokopie oraz wydaje (przesyła) je zleceniodawcom.
  3. Do zadań obsługi pracowni należy także:

a/ zapewnienie ciągłej obserwacji procesu udostępniania w celu zapewnienia bezpieczeństwa udostępnianych materiałów archiwalnych, w szczególności, aby;

- korzystanie z materiałów archiwalnych odbywało się w sposób niegrożący ich uszkodzeniom lub zniszczeniem, bez ingerencji w ich układ oraz treść;

- korzystanie z materiałów archiwalnych odbywało się w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników;

- udostępnionych materiałów archiwalnych i ich reprodukcji nie wynoszono poza pomieszczenia pracowni naukowych;

- nie wnoszono do pracowni naukowych przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie materiałów archiwalnych (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych), a także toreb, teczek oraz ubrań wierzchnich, które należy pozostawić w szafach przed wejściem do pracowni;

b/ zapewnienie poruszania się użytkowników po wyznaczonych strefach, w tym niedopuszczanie do wchodzenia do magazynku podręcznego i miejsc, gdzie są ewidencjonowane archiwalia sprowadzone do pracowni naukowej;

c/ przekazywanie obsłudze magazynów zamówień na archiwalia;

d/ zabezpieczenie funkcjonowania technicznych środków monitoringu. O wszelkich nieprawidłowościach należy informować przełożonych.

  1. Obsługa pracowni naukowej jest zobowiązana informować kierownika Oddziału i Dyrektora o zamówieniach na archiwalia podlegające ochronie prawnej, uszkodzone fizycznie oraz dla których nie upłynął ustawowy okres ograniczenia udostępniania. W tych przypadkach powinna być wszczęta procedura prowadząca do ewentualnego udostępniania tego rodzaju dokumentacji, polegająca na uzyskaniu zgody Dyrektora lub upoważnionego przez niego pracownika.
  • 10. Przepisy końcowe

Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika, a w szczególności wobec dopuszczenia się przez użytkownika czynności zagrażających bezpieczeństwu lub integralności udostępnionych materiałów archiwalnych albo innego rażącego naruszenia przepisów porządkowych, może spowodować wydanie przez Dyrektora Archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-05-11
Data publikacji:2015-05-11
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:8072