Na działce o powierzchni 6794,00 m2 przy ul. Karłowicza w Bydgoszczy powstanie czterokondygnacyjny budynek o całkowitej powierzchni 8477,72 m2 przy czym powierzchnia zabudowy to 2100,15 m2, a kubatura to 23501,38 m3. Część użytkowa wyniesie 7525,19 m2. Magazyny zajmą 3854,48 m2. Pomieści się w nich ponad 30 kilometrów bieżących akt. Pozwoli to w przyszłości prawie trzykrotnie powiększyć dotychczasowy zasób Archiwum, wynoszący ponad 11 kilometrów.
Magazyny archiwalne zostaną wyposażone w nowoczesne systemy regałowe. Część przestrzeni magazynowej zostanie wykorzystana jako pomieszczenia ze specjalnymi warunkami. Będą tam przechowywane materiały wymagające m.in. obniżonej temperatury.
Planowany koszt budowy wynosi ponad 50 milionów złotych, a całej inwestycji około 80 milionów złotych. Całość sfinansowana jest z budżetu państwa, ze środków Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
W obiekcie zastosowano nowoczesne rozwiązania architektoniczne, technologiczne i informatyczne. Budynek będzie miał postać prostopadłościennej bryły, utrzymanej w neutralnej kolorystyce. Ściany zewnętrzne zostaną wykonane w technologii elewacji wentylowanych płyt betonowych i będą wzbogacone o elementy z pogranicza architektury i grafiki. Ta technologia, poprzez łamanie światła, oprócz znaczenia kompozycyjnego, zapobiega przegrzewaniu się pomieszczeń.
Przyjęte rozwiązania odpowiadają wymaganiom nowoczesnej architektury, nadając budynkowi cechy postmodernizmu i charakter ponadczasowy. Powstanie kolejny nowoczesny, specjalistyczny obiekt wybudowany w sieci archiwów państwowych w Polsce, w którym dokumenty będą miały właściwe warunki (temperatura, wilgotność) do długoterminowego przechowywania. Budynek będzie energooszczędny i przyjazny środowisku. Oświetlenie elewacji będzie zasilane z odnawialnych źródeł energii (ogniwa fotowoltaiczne). Zaprojektowano także zbiornik retencyjny do zbierania wód opadowych.
Przewidziano 26 miejsc parkingowych, z których 20 znajdzie się w parkingu podziemnym. Goście Archiwum będą mogli korzystać z akt, fotografii, map i dokumentacji technicznej, zarówno w postaci tradycyjnej jak i mikrofilmów bądź skanów. Zasób Archiwum to nie tylko archiwalia z Bydgoszczy i regionu. Zgromadzono w nim materiały z części Kujaw, Pomorza, Wielkopolski i nawet Dolnego Śląska. Dzięki nowej siedzibie goście Archiwum zyskają komfortowe warunki do korzystania z akt. Lekcje archiwalne i konferencje będą przeprowadzane w przestronnej sali przeznaczonej nawet dla 50 osób.
Większa część terenu działki, niezajęta przez nowy budynek, drogi dojazdowe i parking, została przeznaczona na tereny zielone. Z lewej strony budynku zaprojektowano ścieżkę edukacyjną, gdzie będą prezentowane wystawy z reprografiimateriałów archiwalnych. Gabloty będą zasilane energią odnawialną z paneli słonecznych. Na działce pozostawiono dużą ilość drzew, ponadto planuje się nowe nasadzenia.
Budynek został przygotowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Na zewnątrz jaki i w hali garażowej przewidziano dla nich miejsca postojowe. Obiekt wyposażony będzie w windy, ścieżki dotykowe dla niewidomych i niedowidzących, plan tyflograficzny, kontrastowe tabliczki informacyjne (także w alfabecie Braille’a) oraz pętle indukcyjne dla niedosłyszących.
Inwestorem zastępczym dla całej inwestycji jest firma SAFEGE S.A.S. Oddział w Polsce.
Projekt nowej siedziby Archiwum Państwowego w Bydgoszczy został wykonany przez Konsorcjum Firm: Proj-Przem-Projekt Sp. z o.o., z siedzibą w Bydgoszczy, oraz Skala Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu.
Generalnym Wykonawcą robót budowlanych będzie firma Budimex S.A.
