Archiwum Państwowe w Bydgoszczy - Czytelnia – regulamin korzystania z akt

Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w czytelniach Archiwum Państwowego w Bydgoszczy (obowiązuje od 1 lipca 2024 roku)

§ 1. Organizacja pracy czytelni

1. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Państwowym w Bydgoszczy bezpośrednio i nieodpłatnie udostępniane są w czytelniach.
2. Czytelnie czynne są:
   a. w centrali Archiwum Państwowego w Bydgoszczy
   – od września do lipca w poniedziałki, środy, czwartki i piątki od 8:00 do 15:00, a we wtorki od 8:00 do 18:00,
   – w sierpniu w poniedziałki, wtorki, środy, czwartki i piątki od 8:00 do 14:00,
   b. w Oddziale w Inowrocławiu od poniedziałku do piątku od 8:00 do 15:00, w sierpniu od 8:00 do 14:00. Na życzenie przyjezdnych użytkowników czytelnia jest czynna do 18:00, po wcześniejszym uzgodnieniu z kierownikiem Oddziału.
3. Czytelnie są monitorowane elektronicznie
   a. administratorem systemu monitoringu jest Archiwum Państwowe w Bydgoszczy, ul. Mieczysława Karłowicza 17, 85-092 Bydgoszcz,
   b. dane te są przez Archiwum gromadzone i przetwarzane w związku z realizacją obowiązku prawnego ciążącego na administratorze na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz wykonywaniem przez administratora zadań realizowanych w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. U. UE L 119 z 04.05.2016 r.), w celu umożliwienia korzystania przez użytkownika z materiałów archiwalnych, tj. na potrzeby bieżącego zarządzania procesem udostępniania materiałów archiwalnych,
   c. monitoring stosowany jest również w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, pomocy w ustaleniu sprawców czynów nagannych oraz ochronie mienia, zgodnie z art. 22 (2) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), art. 5a ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 125) oraz § 9 ust. 1 pkt 4 Zarządzenia nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych,
   d. zapisy z monitoringu przechowywane będą przez okres 90 dni do momentu nadpisania,
   e. odbiorcami zapisów z monitoringu wizyjnego będą podmioty wyłącznie uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,
   f. osobie zarejestrowanej przez system monitoringu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego,
   g. osobie zarejestrowanej przez system monitoringu wizyjnego przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 2. Zgłoszenie użytkownika

1. Osoba pragnąca korzystać osobiście z materiałów archiwalnych powinna zapoznać się z niniejszym regulaminem i potwierdzić to stosownym podpisem w Zgłoszeniu użytkownika.
2. Przystępując do korzystania z materiałów archiwalnych w czytelniach Archiwum Państwowego w Bydgoszczy należy złożyć Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego (Formularz – patrz zał. 1), w którym muszą zostać podane i potwierdzone datowanym podpisem osoby zgłaszającej chęć skorzystania z archiwaliów następujące dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres dla korespondencji (jeżeli jest różny od adresu zamieszkania), rodzaj i numer dokumentu tożsamości. Na Zgłoszeniu przesłanym drogą elektroniczną użytkownik składa podpis podczas pierwszej wizyty.
3. W Zgłoszeniu użytkownik proszony jest także o podanie danych w zacienionych rubrykach, w tym dotyczących tematu (celu pracy), rodzaju prowadzonych badań i nazw zespołów, z których zamierza korzystać. Niewypełnienie zacienionych rubryk potrzebnych w analizach statystycznych i ułatwiających kontakty (np. numeru telefonu) jest fakultatywne i nie ogranicza uprawnień użytkownika.
4. W przypadku żądania dostępu do archiwaliów zawierających informacje, do których dostęp jest prawnie ograniczony, Archiwum może wezwać zainteresowanego do potwierdzenia tożsamości, a w szczególnych, prawnie uzasadnionych przypadkach, także do przedstawienia innych dokumentów, takich jak np. upoważnienia, oświadczenia, akty stanu cywilnego, wypisy z ksiąg wieczystych, zgody dysponenta dokumentacji zdeponowanej lub przekazanej do Archiwum z zastrzeżeniem jej ograniczonej dostępności, itp. potwierdzających prawo użytkownika do korzystania z przedmiotowych akt. Z okazania dowodu osobistego pracownik sporządza adnotację na Zgłoszeniu użytkownika. Oryginały bądź potwierdzone kopie innych dokumentów, dołącza się w takich przypadkach do Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego.
5. W przypadku materiałów archiwalnych o ograniczonej dostępności, użytkownik może zostać wezwany również do zawarcia umowy wyłączającej dalsze przetwarzanie danych osobowych w sposób niezanonimizowany.
6. Użytkownicy korzystający z udostępnionych materiałów archiwalnych, ponoszą pełną odpowiedzialność za dalsze przetwarzanie danych w nich zawartych, w szczególności – w sposób niezgodny z celem zadeklarowanym w Zgłoszeniu.
7. W przypadku indywidualnego (imiennego) udostępniania drogą elektroniczną cyfrowych kopii materiałów archiwalnych, wyjaśnienia albo oświadczenia powinny być autoryzowane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Możliwe jest przekazanie tych danych w tradycyjnej postaci pisemnej. Jeżeli nie służą one wykazaniu informacyjnych uprawnień użytkowników, a maja charakter techniczny i pomocniczy, mogą być składane bez zachowania szczególnej formy, w tym ustnie.
8. Zgłoszenia są rejestrowane przez obsługę czytelni w wewnętrznym systemie informatycznym. Do celów statystycznych są klasyfikowane pod kątem celu badań. W przypadku braku danych w Zgłoszeniu użytkownika, obsługa czytelni dokonuje klasyfikacji na podstawie zamawianych archiwaliów.
9. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy, licząc od ostatniej wizyty lub logowania się w systemie, ale nie dłużej niż przez 3 lata.
10. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu.
11. Korzystanie drogą elektroniczną z ogólnie dostępnych materiałów archiwalnych odbywa się bez zgłoszenia i bez imiennej identyfikacji użytkowników.
12. Formularz Zgłoszenia zawiera informację o prawach przysługujących Użytkownikowi w związku z ochroną jego danych osobowych, o treści:
    „Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) informujemy, iż:
    1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Archiwum Państwowe w Bydgoszczy, ul. Mieczysława Karłowicza 17, 85-092 Bydgoszcz,
    2. kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Archiwum Państwowym w Bydgoszczy możliwy jest pod adresem email iod@bydgoszcz.ap.gov.pl,
    3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu umożliwienia korzystania z zasobów Archiwum Państwowego w Bydgoszczy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz wykonywaniem przez administratora zadań realizowanych w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. U. UE L 119 z 04.05.2016 r.).
    4. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres zgodny z odnośnymi przepisami prawa.
    5. posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
    6. ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
    7. podanie danych osobowych w zakresie wymaganym ustawodawstwem – zarządzenie nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych – jest obligatoryjne.”

3. Zasady udostępniania w czytelniach

1. Każdemu przysługuje dostęp do materiałów archiwalnych przechowywanych w Archiwum.
2. Archiwalia zawierające informacje, które są chronione z mocy ustawy o ochronie informacji niejawnych lub innych ustaw, są udostępniane w ograniczonym zakresie. Dotyczy to także archiwaliów, do których dostęp jest ograniczony ze względu na ochronę danych osobowych, dóbr osobistych bądź zły stan techniczny, lub które udostępnia się po upływie określonego czasu (akta osobowe, płacowe, więzienne, sądowe, notarialne, stanu cywilnego), zgodnie z art. 16 b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz.164).
3. Dokumentacja, która zawiera chronione prawem dane osobowe, informacje naruszające dobre imię lub jest w złym stanie technicznym, może być udostępniana osobom, które posiadają szczególne uprawnienia albo realizują cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń.
4. Dostęp do materiałów archiwalnych podlega również ograniczeniu ze względu na brak zgody na udostępnianie wyrażony przez darczyńcę lub dysponenta dokumentacji.
5. Materiały archiwalne, które udostępnia się po upływie określonego przepisami upływu czasu, mogą być udostępniana wcześniej osobom uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach (np. osobom, których takie materiały dotyczą, osobom przez nich upoważnionym lub w razie ich śmierci, zstępnym itd.).
6. W przypadkach wątpliwych lub gdy istnieją uzasadnione obawy, że dany użytkownik nie ma prawa dostępu do określonych materiałów, dyrektor Archiwum wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu, które nie później niż w ciągu 14 dni kończy się wydaniem w trybie kpa decyzji o umorzeniu postępowania i udostępnieniu przedmiotowych archiwaliów, decyzją o częściowym udostępnieniu lub odmową udostępnienia.
7. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówienia użytkownik wyszukuje samodzielnie.
8. Pracownicy Archiwum udzielają tylko ogólnych informacji o zasobie Archiwum i innych archiwów, dostępnych pomocach ewidencyjno-informacyjnych i zasadach udostępniania archiwaliów. W szczególnych przypadkach, o ile dysponują informacjami mogącymi ułatwić użytkownikowi poszukiwania, mogą takich informacji udzielać.
9. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią opisy informacyjne i bazy z inwentarzami cyfrowymi, dostępne w systemie intranetowym Archiwum oraz tradycyjne środki ewidencyjne dostępne do wglądu w czytelniach lub w formie kopii cyfrowych.
10. Pomoce ewidencyjno-informacyjne mogą być udostępniane przed złożeniem Zgłoszenia.
11. Pomoce ewidencyjno–informacyjne zawierające informacje, do których dostęp jest ograniczony, są udostępniane w ograniczonym zakresie, podobnie jak akta, na zasadach opisanych w pkt. 2-6.
12. W czytelni mogą być udostępniane materiały archiwalne, które są:
    a. zewidencjonowane, czyli wyposażone w pomoce identyfikujące poszczególne jednostki;
    b. oprawione, a luźne archiwalia, gdy są opatrzone numeracją stron (lub foliacją kart);
    c. opatrzone znakami własnościowymi archiwum;
    d. będące w dobrym stanie fizycznym, bez przeciwwskazań konserwatorskich pod względem udostępniania.
13. Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne, udostępnia się kolejno: po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną.
14. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (skany, mikrofilmy) udostępniane są w postaci reprodukcji. Odstępstwa od tej zasady są możliwe tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie umotywowanego oświadczenia użytkownika o konieczności korzystania w zamierzonej pracy z oryginałów dokumentów, np. do prac naukowych z zakresu dyplomatyki.
15. W przypadku materiałów szczególnie cennych, użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający czytelnię, może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u pracownika biura wydawczego.
16. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w czytelni zwraca je obsłudze czytelni, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie czytelni. Zwrot archiwaliów odnotowuje się w systemie informatycznym.
17. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.
18. Korzystający zwraca jednostki archiwalne obsłudze najpóźniej 15 min. przed zamknięciem czytelni.

§ 4. Zamówienia i ich ewidencja

1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są w czytelniach w miejscu ich przechowywania, na podstawie zamówień użytkowników (rewersu) zawierających: imię i nazwisko użytkownika, oznaczenie zespołów archiwalnych, sygnatury zamawianych jednostek, daty sporządzenia zamówienia. Na zamówieniach jest także miejsce na uwagi obsługi magazynów.
2. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej lub inwentarzowej. Zamówienia mogą być wypełniane ręcznie, drukowane z systemu intranetowego Archiwum lub przysyłane za pośrednictwem poczty, w tym poczty mailowej. Zamówienia są rejestrowane przez obsługę czytelni w cyfrowej ewidencji funkcjonującej w ramach systemu intranetowego Archiwum, która dokumentuje poszczególne etapy sprowadzania i udostępniania archiwaliów.
3. Ewidencja ta zawiera następujące dane: 1/ datę zamówienia; 2/ numer zespołu (zbioru) i sygnaturę jednostki albo identyfikator reprodukcji; 3/ imię i nazwisko użytkownika; 4/ datę zwrotu; 5/ ewentualne uwagi.
4. Zamówienia złożone w czytelni w Centrali są realizowane według następującego harmonogramu:
   – rewersy złożone do godz. 8:30 są realizowane do 10:00
   – rewersy złożone do godz. 10:00 są realizowane do godziny 11:30,
   – rewersy złożone do godz. 12:00 są realizowane do 13:30.
   – rewersy złożone we wtorki do godz. 14:00 są realizowane do 15:00.
5. W czytelni Oddziału w Inowrocławiu rewersy są realizowane w ciągu godziny od złożenia zamówienia.
6. Obsługa czytelni nadaje użytkownikowi w intranetowym systemie Archiwum hasło tymczasowe oraz login. Użytkownik po zalogowaniu się do systemu powinien zmienić hasło dostępu. W szczególnych przypadkach administrator może udostępnić użytkownikowi nowe hasło tymczasowe.
7. Konto użytkownika ulega dezaktywacji po 5 latach od ostatniego logowania.
8. Użytkownik w ciągu dnia może zamówić maksymalnie 20 j.a. Ograniczenie wynika z wymogów zabezpieczenia zasobu i warunków organizacyjnych procesu udostępniania. Zamówienia na jednostki realizowane są zgodnie z podanym harmonogramem czasowym godzin realizacji zamówień. W szczególnie uzasadnionych indywidualnych przypadkach limit zamówionych jednostek może zostać zwiększony za zgodą Dyrektora Archiwum do 30 j.a.
9. Zamówienia przesłane przez użytkowników pocztą, w tym pocztą mailową, nie mogą przekraczać więcej niż 5 j.a.
10. Obsługa czytelni potwierdza w systemie intranetowym otrzymanie archiwaliów z magazynu przez wpisanie daty w stosownym polu, a następnie składa otrzymane materiały w depozycie lub przekazuje bezpośrednio użytkownikowi czytelni.
11. Fakt wydania materiałów archiwalnych użytkownikowi obsługa czytelni każdorazowo odnotowuje w systemie informatycznym, dopisując datę ich udostępnienia do danych będących w systemie ewidencji (takich jak: imię i nazwisko użytkownika, numery zespołów archiwalnych i sygnatur zamówionych jednostek).
12. Użytkownicy potwierdzają wizytę w czytelni oraz odbiór archiwaliów przez wpisanie imienia, nazwiska i daty wizyty oraz nazwy zespołu i sygnatur odebranych materiałów archiwalnych do formularza: “Potwierdzenie odbioru materiałów archiwalnych w czytelni” (zał. nr 2). Po zakończeniu wizyty obsługa czytelni potwierdza na formularzu i w systemie informatycznym zwrot archiwaliów.

§ 5. Wypożyczanie i sprowadzanie reprodukcji materiałów archiwalnych

1. Na pisemny wniosek użytkownika Archiwum może czasowo sprowadzić reprodukcje materiałów archiwalnych spoza zasobu.
2. Koszty przesyłki ponosi zamawiający.
3. Archiwum może także wypożyczać reprodukcje materiałów archiwalnych do innych archiwów na ich wniosek.
4. Archiwalia i ich reprodukcje wypożyczane i sprowadzane do czytelni oraz do celów urzędowych, są rejestrowane w ramach systemu intranetowego przez obsługę czytelni. Na koniec roku dokonuje się z niej wydruku.
5. W ewidencji wypożyczeń należy podać:
   a. identyfikator reprodukcji (np. nr mikrofilmu);
   b. datę wypożyczenia;
   c. imię i nazwisko wnioskodawcy;
   d. określenie jednostki organizacyjnej, do której lub z której reprodukcję wypożyczono;
   e. datę zwrotu;
   f. ewentualne uwagi.
6. Przynajmniej raz na kwartał obsługa czytelni dokonuje przeglądu rejestru wypożyczeń w celu sprawdzenia terminowości zwrotu wypożyczonych z i do Archiwum kopii. W przypadku zaległości przygotowuje stosowne monity.

§ 6. Zabezpieczenie materiałów archiwalnych

1. Do czytelni można wejść tylko ze środkami do sporządzenia notatek. Torby, płaszcze, kurtki oraz środki żywnościowe i inne, które mogą uszkodzić materiały archiwalne, należy zostawić w miejscu do tego wyznaczonym.
2. Korzystanie z materiałów archiwalnych w czytelni powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników akt. Telefony komórkowe należy wyciszyć.
3. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo. W szczególności zabrania się:
   a. dokonywania jakichkolwiek wpisów na dokumentacji;
   b. sporządzania notatek na dokumentach; notatki wolno robić tylko ołówkiem;
   c. wyjmowania dokumentów i zmieniania układu akt;
   d. spożywania posiłków na terenie czytelni;
   e. udostępniania dokumentacji innym osobom;
   f. wynoszenia poza pomieszczenia czytelni materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych.
4. W odniesieniu do wymagających tego materiałów archiwalnych (m.in. dokumenty pergaminowe, akta staropolskie, zbiory ikonograficzne, zbiory fotograficzne, zbiory specjalne – np. luźne pieczęcie, tłoki pieczętne) użytkownik korzysta z rękawiczek ochronnych, które zapewnia Archiwum (odrębnych dla każdego rodzaju nośnika informacji).
5. Użytkownik może sporządzać notatki (zeszyty, luźne kartki papieru) wyłącznie przy użyciu miękkiego ołówka lub używając w tym celu przenośnego komputera.

§ 7. Fotografowanie sprzętem użytkowników

1. W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnionych w czytelniach Archiwum, użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:
   a. jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkowników, a nie ma na celu uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych;
   b. jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich;
   c. jest prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników, w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów;
   d. nie może być przesłanką udostępnienia do celu samodzielnego kopiowania tych materiałów, które – jako posiadające kopie użytkowe albo ze względów konserwatorskich – podlegają wyłączeniu z udostępniania w postaci oryginałów;
   e. jest dokonywane w miejscu, w którym zwykle udostępnia się materiały archiwalne, bez tworzenia dodatkowych procedur ani stanowisk pracy użytkowników;
   f. nie powoduje, w stosunku do zwykłego korzystania z materiałów archiwalnych, dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których dane znajdują się w tych materiałach, np. wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych;
   g. nie dotyczy materiałów archiwalnych zniszczonych i zainfekowanych.
2. Dopuszczane jest poddawanie samodzielnemu kopiowaniu przez użytkownika udostępnionych mu reprodukcji materiałów archiwalnych, w tym audiowizualnych oraz obrazów wyświetlanych na czytnikach mikrofilmowych.
3. Użytkownik może wykonywać kopie udostępnionych mu materiałów archiwalnych również za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń Archiwum, o ile Archiwum takie urządzenia posiada.
4. Użytkownik może bezpłatnie pobierać cyfrowe kopie materiałów archiwalnych prezentowane przez archiwum w otwartych systemach teleinformatycznych.

§ 8. Zamawianie kopii materiałów archiwalnych

1. Użytkownicy mogą zamówić wykonanie kopii z materiałów archiwalnych w ramach usług wykonywanych za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń Archiwum.
2. Szczegółowy zakres realizowanych usług i ich koszty są uregulowane w cenniku usług Archiwum.
3. Archiwum, z uwagi na stan archiwaliów lub ochronę danych osobowych, może odmówić wykonania kopii.

§ 9. Obowiązki pracowników obsługi czytelni

1. Za przestrzeganie przyjętych w regulaminie zasad toku obrotu archiwaliami udostępnianymi w czytelni odpowiadają osoby wyznaczone do jej obsługi.
2. Do obowiązków obsługi czytelni należy rejestrowanie w systemie intranetowym po-szczególnych etapów obiegu archiwaliów sprowadzonych z magazynu do czytelni, w tym rejestrowanie:
   a. zamówień na archiwalia, sporządzonych odręcznie przez użytkowników na miejscu lub przysłanych pocztą;
   b. archiwaliów sprowadzanych z magazynu do czytelni zabezpieczonych w podręcznym magazynku;
   c. archiwaliów wydawanych użytkownikom z podręcznego magazynku;
   d. archiwaliów odbieranych od użytkowników;
   e. archiwaliów zwracanych do magazynu;
   f. kopii materiałów archiwalnych sprowadzanych i wypożyczanych do innych archiwów.
3. Do archiwaliów, które mają zostać zwrócone do magazynu dołącza się drukowany spis, na którym obsługa magazynów potwierdza zwrot. Spisy i zamówienia na archiwalia, których zwrot został potwierdzony, są przechowywane przez obsługę czytelni.
4. Obsługa czytelni przyjmuje zamówienia na wykonanie kserokopii lub kopii cyfrowych, dokonuje wstępnej wyceny nietypowych usług w porozumieniu z pracownią reprograficzną i przekazuje zamówienia do realizacji. Po wykonaniu usługi przygotowuje informację o kosztach, opisuje kserokopie oraz wydaje (przesyła) je zleceniodawcom.
5. Do zadań obsługi czytelni należy także:
   a. zapewnienie ciągłej obserwacji procesu udostępniania w celu zapewnienia bezpieczeństwa udostępnianych materiałów archiwalnych, w szczególności, aby;
   – korzystanie z materiałów archiwalnych odbywało się w sposób niegrożący ich uszkodzeniom lub zniszczeniem, bez ingerencji w ich układ oraz treść;
   – korzystanie z materiałów archiwalnych odbywało się w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników;
   – udostępnionych materiałów archiwalnych i ich reprodukcji nie wynoszono poza pomieszczenia czytelni;
   – nie wnoszono do czytelni przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie materiałów archiwalnych (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych), a także toreb, teczek oraz ubrań wierzchnich, które należy pozostawić w szafach przed wejściem do czytelni;
   b. zapewnienie poruszania się użytkowników po wyznaczonych strefach, w tym niedopuszczanie do wchodzenia do magazynku podręcznego i miejsc, gdzie są ewidencjonowane archiwalia sprowadzone do czytelni;
   c. przekazywanie obsłudze magazynów zamówień na archiwalia;
   d. zabezpieczenie funkcjonowania technicznych środków monitoringu. O wszelkich nieprawidłowościach należy informować przełożonych;
   e. zabezpieczeniem danych osobowych użytkowników przed dostępem osób nieupoważnionych.
6. Obsługa czytelni jest zobowiązana informować kierownika Oddziału i Dyrektora o zamówieniach na archiwalia podlegające ochronie prawnej, uszkodzonych fizycznie oraz dla których nie upłynął ustawowy okres ograniczenia udostępniania. W tych przypadkach powinna być wszczęta procedura prowadząca do ewentualnego udostępniania tego rodzaju dokumentacji, polegająca na uzyskaniu zgody Dyrektora lub upoważnionego przez niego pracownika.

§ 10. Biblioteka

Zasady Regulaminu stosuje się odpowiednio do udostępniania w czytelni zasobu bibliotecznego Archiwum.

§ 11. Przepisy końcowe

Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika, a w szczególności wobec dopuszczenia się przez użytkownika czynności zagrażających bezpieczeństwu lub integralności udostępnionych materiałów archiwalnych albo innego rażącego naruszenia przepisów porządkowych, może spowodować wydanie przez Dyrektora Archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

Sprawy związane z przetwarzaniem danych osobowych nieporuszone w niniejszym regulaminie rozpatrywane są na zasadach ogólnych zawartych w Ustawie z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).